1.     Същност и характерни черти на съвременния екип.

2.     Потребност от екипи.

3.     Основни цели на екипа.

4.     Видове екипи - характеристика и  някои оценки

5.     Предимства и недостатъци на екипите.

 

 

1. Същност и характерни черти на съвременния екип.

Екипите са основа за постигане на организационно съвършенство в сферата на трудовите процеси. Екипът се дефинира като относителна малка група от хора, притежаващи освен основни и допълнителни умения, които хора са пряко свързани с постигането на специфични цели уникални резултати и организационно съвършенство чрез подхода въз основа, на които те се считат за взаимно отговорни. От друг ъгъл екипа може да се разглежда като организационно формирование, включващо специалисти и работници, имащи еднаква или различна професия по правило с широко профилни възможности, чиято цел е съвместно изпълнение на основни и относително продължителни задачи, при което са солидарно отговорни за крайните резултати.

Екипът се обвързва с няколко параметри, които са важни за неговото функциониране. Това са:

§        регламентиране на конкретна структура на екипа и на определена роля, макар и относителна в редица случаи на всеки участник в екипа;

§        обосноваване и формулиране на цели на екипа – това е формирование, което не работи под диктат;

§        лидерство в екипа;

§        статусът на екипа;

§        степен на сплотеност;

§        система от норми за поведение и система за контрол;

§        разнообразие от конфликти.

 

 

 

Елементите на екипа, оприличавани като характерни черти са:

§        малка численост – в световната практика е 4 до 9 човека. Приема се ако числеността е по-голяма, отношенията да се усложняват.

§        допълнителни умения сред участващите;

§        обвързване със специфични цели;

§        вземане на решения в непостоянна среда;

§        висока степен на автономност, ясно изразени задачи на включените в екипа.

С преминаването на даден екип във фаза на развитие се наблюдава съответна еволюция в неговата структура. Най-вече участниците в екипа постоянно приемат роли и съчетания от действия и поведение, които очакват от останалите в екипа. В крайна сметка се формират устойчиви взаимоотношения. В повечето случаи се проявява тенденция всеки участник да се ангажира със специфична роля.

В процеса на работа на екипа се открояват следните главни роли:

1.     ориентиране към изпълнение на основни задължения - ангажират се личности, склонни към нови идеи и търсещи информация за решаването на проблема;

2.     роля, свързана с поддържането на добри отношения – тази роля е много деликатна;

3.     роля, свързана с постигане на собствени интереси на лица от екипи – това е негативна роля. Тя присъства и трябва да бъде открита.

Важен момент от формирането и функционирането на екипа е обосноваването на кръга от цели. В случая е интересно, че се обособяват 2 групи цели:

§        такива, поставени от ръководещия екипа;

§        такива, свързани с поддържането, съхранението на екипа.

Един от сериозните проблеми е лидерството. Особеното за екипите е, че може да има формален и неформален лидер. Идеалният вариант е имаме препокриване.

Статусът практически дава социалната класация в екипа. Чрез него се йерархират длъжностите, а често пъти и важни индивидуални черти. Той може да бъде функция от знанията на индивида, неговото старшинство, а в някой случаи дори и от размера на заплатата.

Една от важните характеристики на екипа е сплотеността. Почти всички други характеристики са под влияние на нея. Обикновено, когато се прави оценка на нея, като по съществени фактори се вземат предвид размерът на екипа, степента на зависимост между участниците в екипа, степента на съгласие относно целите на екипа, нормите на поведение и контрол. Що се отнася до конфликтите, една част от тях са с цел поддържане жизнеността на екипа, другите имат разрушително действие.

 

         2. Потребност от екипи

Счита се, че на този етап в страните с развита икономика екипите са без алтернатива в създаването и подържането на организации. Използването им се налага по няколко причини:

1)     те обединяват в една група специалности и работници, които освен класически професионални възможности, притежават и допълнителни умения вследствие на които, превишават възможностите на който и да е индивид в организацията. С това те отговарят на предизвикателствата в бизнеса като нововъведение, качествено изпълнени задачи и своевременно постигане на целите.

2)     При съвестното дефиниране на цели и методи на работа екипите регламентират общи ценности и норми. Те са гъвкави единици и същевременно във висока степен адекватни на промените в бизнес средата.

3)     Екипите осигуряват специфично социално измерение. Чрез колективното съвършенство, изразено най-вече чрез доверие плюс сигурност съществено се подобряват икономическите и административни аспекти на дейността.

4)     Екипът преодолява синдрома на груповото мислене, който е разрушителен синдром. Това се дължи на факта, че ролите и функциите в екипа са предварително установени в него. Въпреки доказаните потребности от екип за сега се наблюдават най-малко три противодействия срещу него, а именно:

§        липса на убедителност от неговата  ефективност;

§        предчувствие за индивидуален дискомфорт и риск;

§        слаби организационни етики за съвършенство.

 

3. Цели на екипа

Целите на екипа са две групи – тези които произтичат от целите на мисията на бизнес организацията, поставят се от ръководещия екипа и реално кореспондират с причините, провокирали формирането на екипа. Втората група цели имат специфичен характер. Те са свързани с поддържането и съхраняването на екипа като организационна форма. Те не идват зададени, а самите участници в екипа ги уточняват. Обикновено това са цели, насочени към засилване сплотяването и мотивацията.

 

         4. Видове екипи – характеристика и някои оценки

Известни са различни класификации на екипите. Те се представят въз основа на разнообразни критерии, но в рамките на цялото разнообразие от методическа гледна точка са важни три класификации:

1)     видове екипи, от гледна точка на тяхната степен на съвършенство;

2)     екипи според начина на възникване и предназначение;

3)     екипи според функцията, която изпълнява.

По първия критерий (степен на съвършенство ) екипите са:

§        работна група,

§        псевдоекип,

§        потенциален екип,

§        високосъвършен екип.

Обявяването на работна група за екип е компромис, тъй като в нея се наблюдава най-ниска степен на екипно съвършенство. Реално работната група се откроява със следните характеристики, които я поляризират спрямо екипа:

§        В работната група има силно изразени лидерски позиции;

§        В нея доминира индивидуалната отговорност;

§        Целта на групата е относително еднаква с мисията на бизнес организацията;

§        Измерването на ефективността в групата става индивидуално;

Работна група може да се трансформира в екип, но само при наличие на няколко условия:

§        ако си включи и изпълни специфични цели за съвършенство;

§        ако си утвърди и използва екипни ценностни норми на поведение;

§        ако възприеме единен подход във връзка с решаване на задачите си.

Псевдоекипът е всяка група, при която колективното съвършенство не е основна цел и реално тя не го постига. Така че псевдоекипите са едни от най-слабите по отношение на съвършенство. В тях целите са противоречиви, често нереалистични, а ползите са символистични. Точно при псевдоекипите е налице парадокс – сумата от цялото е по-малка от потенциала на индивидуалностите.

Потенциалният екип се откроява с това, че неговия фокус е върху колективното съвършенство, но все още съпричастността по отношение на цели, резултати и общ работен метод е на ниско ниво. Този екип е най-популярен в практиката.

Високосъвършенният екип е този отговарящ на всички условия на екипа-мечта. В него участниците са дълбоко съпричастни в устойчиво организационно развитие и стремеж за успех. Този вид екип обаче може да допусне неадекватна съпричастност, надминаваща очакванията на управлението.

От гледна точка на втората класификация (според начина на възникване и предназначение) екипите се делят на формални и неформални. Първите се създават като следствие от целите на бизнес организацията, например конкретните цели изискват колективно изпълнение на конкретни задачи. В този смисъл се отива към формиране на групи. Всъщност повечето от заетите в управлението на бизнес организациите принадлежат към определени формални екипи. Неформалният екип, той не е резултат на преднамерено проектиране, а е естествено групиране на хора за постигане на цели и резултати, възникващо в отговор на социални потребности. Точно този вид екип оказва много силно социално въздействие върху своите участници. Това е спонтанно възникналия екип.

Екипите според функцията, която изпълняват са:

§        Работен екип - един от най-често срещаните екипи. Това е екип, който произвежда продължително време продукт, чиято стойност значително подпомага организацията да се справя с перманентно възникващите проблеми в ефективността, конкуренцията, пазарите.

§        Проектен екип - създава се, за да се постигне конкретен, често пъти - еднократен резултат. Проектен екип е полезен, например, когато целта е да се създаде нов продукт.

§        Паралелен екип - създава се, когато е нужно да се оптимизира качеството на работните процеси, да се усъвършенства координацията и т.н. Напомня проектен екип, но резултатът, който се преследва от паралелния екип не е толкова конкретен, както създаването на нов продукт. Паралелен екип е нужен, когато трябва да се разреши някакъв проблем, без да се променя фундаментално структурата на организацията.

§        Мениджърски екип - както подсказва самото име, подобен екип се състои от мениджъри, които координират и синхронизират всички взаимно зависими структури на организацията (екипи, работни групи, отдели, цехове, бригади). Мениджърският екип има за задача да предоставя ресурси и напътствия за постигане на стратегическите цели на организацията.

§        Неформален екип - съставен е от хора с общи интереси или цели. Участието в подобен екип е доброволно, броя на членовете на екипа варира с времето, липсва ясна граница между екипа и организацията. Неформалният екип често пъти прераства в паралелен или проектен екип.

 

Още са популярни тъй наречените в световната практика екипи-комитети, чиито основни цели са генериране на идеи, разработка на определени препоръки за дадени действия или процедури, или разрешаване на конфликти.

Друг вид са рисковите екипи, продиктувани от сложността  и динамиката на дадени процеси. Още ги обявяват като проблемни екипи. По принцип имат временен характер. Сформират се предимно от опитни експерти с различни професии но подчинени на ръководител от по-високо ниво. В този смисъл се говори за рисков екип.

 

         5. Предимства и недостатъци на екипите

Независимо от какъв вид ще са функциониращите екипи като типични техни достойнства могат да са откроят:

1.     Висока степен на мобилност, както в екипа така и спрямо средата. В екипа се създават условия за бързо прегрупиране на хора и използвана техника във времето и пространството в зависимост  от естеството и обема на изпълняваната задача.

2.     Формира се нова ценностна система, която присъща на схемата на екипната организация.

3.     Създават се условия за оптимизиране на персонала не само на ниво екип, но и на организацията като цяло, т.е. предприятие или институция.

4.     Постига се по-пълно използване на заетите.

5.     Създава се система за по-добър взаимен контрол.

6.     Поддържа се добър професионален климат, но при равни други условия на труд.

7.     Постига се по-сполучливо допълване на професионализма.

8.     Екипната форма позволява прилагане на по-съвършени системи на работа и по-ефективни системи за персонално разпределяне на средствата за работна заплата.

 

Екипната организация предполага по-голяма свобода  на действие във връзка с разширяване уменията на участниците в екипа и във връзка с реализиране на усилия по повод внедряване на нововъведения. 

Що се отнася до недостатъците на екипната организация констатациите в тази насока са, че преобладаващата част от минусите са плод на недооценени предварителни условия и съответно неизпълнени или несполучливо решени методически проблеми.

 

Тема 2: Формиране на екипи

 

1.     Предпоставки за формиране на екипи

2.     Фактори влияещи върху формирането на екипи

3.     Основни принципи при формирането на екипи

4.     Структура на екипа – някой особености

5.     Статус на екипа

 

1. Предпоставки за формиране на екипи

За да се формира екип или създаде екип трябва да са на лице редица условия. Водещи от тези условия са:

§        Качеството на личностите, т.е. тъй наречените психофизиологическите условия. Екипната организация предполага максимална близост, изключително взаимодействие и динамично комуникиране между участниците в екипа. В този смисъл, за да се постигнат добри резултати се следят най-малко три характеристики:

v    Близки или подобни способности на лицата в екипа

v    Определен баланс на квалификацията

v    Определено сходство в характерите

§        Условие от икономически тип – по начало един от водещите мотиви за формиране на екип е този, които са включени в него да виждат възможност, че ще получат повече икономически облаги с тази форма на организация в сравнение с индивидуалната форма. Но се наблюдава и друг икономически мотив – формирането на екип да изпълни мисията на липсваща синдикална организация, т.е. чрез екипа, че е възможно да се защитават интереси  и упражнява икономически натиск върху ръководството. Има и трети мотив – че вече е налице убедителност, че чрез екипа по-лесно ще се изпълнят определен кръг задачи.

§        Социално условие – доколко определени лица вече са мотивирани да създадат екип, защото смятат, че единствено така могат да задоволят потребностите си за уважение, самореализация  и за сигурност. Освен това към определен момент спонтанно възниква и нуждата от обединяване и стремеж за развитие чувството за принадлежност към нещо.

§        Технико-технологични условия – т.е., че вече има подходящи средства в този план за безпроблемната работа на екипа.

§        Организационни условия – съвременните форми на организация на стопанските процеси са в най-висока степен адекватни на екипната организация

 

2. Фактори влияещи върху формирането на екипи

Основните фактори, влияещи върху формирането на екипа са следните:

v    за какво е предназначен екипа, т.е. предметът му на дейност;

v    каква численост на екипа е предпочетена;

v    доколко е обоснован професионално-квалификационния състав;

v    възприетата система на управление на екипа;

v    допуснатите граници за личностната изява;

v    степента на нагласа на персонала;

v    възприетия режим на работа на екипа  .

 

3. Основни принципи при формирането на екипи

За да се формира екип последователно трябва да бъдат решени няколко основни проблеми:

1)     сформиране на група която ще се ангажира с проектирането на екипната организация

2)     проучване на статуквото, т.е. трябва да се докаже на лице ли са условия (предпоставки) за формиране на екип. Ако отговорът след проучването е положителен, че може да се създаде екип се предприема разработването на проект за новата организация. В този проект еднозначен отговор може да се даде на няколко въпроса:

v    Какъв ще е предмета на дейност на екипа и освен това – тази дейност достатъчно ли е ограничена, че да гарантира определена автономност на екипа и сравнително точно да се отчитат резултатите на екипа?

v    Каква ще бъде мисията и специфичните цели на екипа?

v    Какъв ще бъде размерът на екипа или неговата численост?

v    Какъв професионално-квалификационен състав ще се обоснове, той има връзка с обема сложности на задачите на работа?

v    Уточняване на границите на дейност на екипа.

v    Какъв ще бъде режима на работа на екипа?

v    Какви норми на поведение ще се възприемат?

v